工作不会汇报,你的努力谁看得见:2个原则4个细节,高效汇报工作

今天已经2019年最后一天了,跨过今天,明天又是崭新的一天,这也意味着我们开启生命新一轮的征程,想想就令人激动呢!

但问题来了,2019年的年终工作汇报,你做了吗?

一提到汇报,典型的场景是:

1、一张简单的白纸,写上不到1000个字的总结,演讲的时候还磕磕绊绊,错字连篇,尴尬收尾;

2、话痨的,废话连篇,20分钟的汇报,同事领导看不到重点,连连摇头,工作进展还要领导一项项询问;

3、心情紧张,手心冒汗,说话牛头不对马嘴,态度敷衍,恨不得说完立马就走,给领导留下不好的印象。

以上场景,很多职场人都有过。

职场上有句话叫做:“只会干不会说,真心瞎。”

美国作家马克·麦考梅克也曾说过这样一句话:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作,相反,谁不经常向我汇报,谁就不是认真工作。”

汇报工作不仅是领导全方位了解员工,员工进行自我展示的机会,也是进行员工和领导进行双向沟通的机会。

所以,汇报对每位员工来说都很重要。

1、领导是如何理解工作汇报的?

在我们开始汇报之前,首先要弄清楚汇报的底层逻辑。

很多人误解汇报是一个单向的工作,其实汇报更是领导和员工双向沟通的桥梁。

对领导来说,一方面是为了知道员工的工作进展,以此来做出评估;另外一方面,还可以侧面知道团队的配合情况,如果出了问题,可以及时的调整战略方向。

在搞清底层逻辑之后,我们的汇报要讲究3点。

工作成效,是否符合团队的预期成效;

工作的进展,是否符合团队的计划进度;

工作推动遇到的困难或问题,哪些是我们已经解决,哪些暂时还没获得解决。

对于领导来说,他最希望在最短的时间内获得有效的信息,所以如果你能把一次常规的年终汇报

做好,会提高自己在领导眼中的印象分。

2、汇报遵从两个原则:时间长度适合、逻辑简洁有效

弄清汇报的目的之后,汇报两个原则我们也不能忽视:

1) 控制时间的长度

关于时间控制,有个小故事:

马克·吐温有一次在教堂听牧师演讲,最初他觉得牧师讲得很好,使人感动,准备捐款。过了十分钟,牧师还没有讲完,他有些不耐烦了,于是决定只捐一些零钱。

又过了十分钟,牧师还没有讲完,于是他决定一分钱也不捐。在心理学上,这种刺激过多和作用时间过久而引起心理极不耐烦或反抗的现象。这就是“超限效应”。

同样的道理,汇报时间过长,必然就引起领导心理的极大的不耐烦,甚至反感。

由此我们可以知道,汇报并不代表时间越长就越好,10分钟以内是最为合适的。

这里教大家几个控制时间的方法:

① 分段控制

即使再短的汇报时间,也要学会形成完整的分段的逻辑框架,如:你只有5分钟,要面向老板汇报你一周的销售成果;

那么你的大脑里要把汇报分成销售目标、销售策略、销售额、存在问题及展望四部分;每部分根据重要程度合理分配时间;

也许有的部分只要30秒,有的需要1分钟;这样,再短的时间也在你的控制之中。

② 减少细节

限时汇报的特点决定了汇报内容必然不可能很长,自然也没有很多时间留给你进行长篇大论。

减少不必要的细节,凝练语言,直述结论,可以让你的汇报短小精悍。

③ 勤于练习

教大家一个小技巧,整理一份逐字稿,然后用手机录音,不断的调整到自己最适宜的节奏。通过勤奋练习,掌握限时汇报的精髓,并形成技能。

2) 汇报逻辑要清晰

一次完整的汇报,逻辑一定是完整的,如果我们的汇报东一榔头,西一棒子,很难让领导在你的汇报中得到重点信息。

这里介绍一个用于汇报的逻辑表达工具“PREP“,PREP是一个逻辑表达顺序。

P:point 观点,R:reason理由,E:Example例子,最后一个P:point,重申观点,PREP。

要求先抛出观点,然后阐述理由,接着举一个例子,最后再回到观点做强调。

举个例子:

P(观点):比如:“今年业绩超额完成”、“工作较为满意”等。

R(理由):因为我做了xxx、完成了xxx、推动了xxx的发展;

E(例子):比如在xx个项目中,在我的带领下,提前完成了xxx的业绩,帮助部门拿到了年度最佳的成绩。

P(重生观点):我今年的业绩超额完成,今年的工作有很大的成长和进步。

在汇报过程中,不要拖沓,要尽量简洁有效,工作成绩让领导 一眼尽知。

3、汇报工作内容:要结果、讲进度、提问题、有计划

关于汇报工作的原则说完之后,我们在汇报工作的内容上应该如何讲述呢?

(1)汇报有成效的结果,让领导对你产生印象

说实话,大家都爱听夸赞的话,鼓励的话,好话。

那么同样的在我们汇报工作时,也应该先结论前置,汇报一些有成效的结果。

心理学上有一个光环效应,指的是一个人的某种品质,或一个物品的某种特性一旦给人以非常好的印象,在这种印象的影响下,人们对这个人的其他品质,或这个物品的其他特性也会给予较好的评价。

“爱屋及乌”、“一俊遮百丑”都是光环效应在社会生活中的具体体现。

所以,我们在总结成效时,最先要给出的是你进步性成效。

所谓进步性成效,就是你做了什么事情,取得了哪些成果,得到了哪些进步,推动了哪些项目的发展,等等。

除此之外,我们最好还要有实际的数据支撑。

比如,你完成了多少营业额,你写的文案转化率有多少,你的文章卖出了多少次等等。

工作汇报永远建立在自身实力上,如果想让汇报言之有物,请一定要好好对待自己的工作。

(2)展示工作进度,让领导对你放心

明确一个点:汇报工作不是炫耀工作业绩,而是与领导“交心”一个重要途径。

松下幸之助30 年的江口克彦在《我在松下三十年— 上司的哲学下属的哲学》中曾经专门谈到过这个问题。

他认为 :“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度......如果没有得到反馈, 以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。”

所以要知道,虽然只是一个简单的汇报,却能让你得到上司的肯定。

那么, 我们应该如何汇报工作进度呢?

其一,要展示自己的态度和能力;

其二,要展现自己的用心和努力;

做了哪些工作,取得了哪些进展,项目进入了哪一个里程碑,自己在项目的哪些地方做了优化,沟通了哪些人.....种种原因,所以有了现在的工作成果。

汇报工作,其实也是你哭的时候,这里的“哭”,需要让领导看到你的努力和进步。

(3)提出自己的问题和难点, 让领导产生重视

一年工作到头,每个人对工作都会有自己的困惑。

所以我们就要学会汇报自己的困难,这里的困难,不要太过肤浅和简单,更不能是抱怨。

举个例子,如果你说:本次项目中因为时间紧,人手不足,导致了项目的某些环节出了问题,而你和团队加班加点,最终也顺利完成了——这其实是比较低级的困难。

因为“时间紧人手不足”,这些情况老板肯定也是了解的,你在事后再拿出来讲,会略显抱怨。

但是如果你换个说法:‘本次项目的难点是引导用户进行付费,你通过各种方式进行用户调研,发现用户真实的需求点,从而提升用户的付费欲望。

这样的困难,就比较有解决的价值。

在职场中,不是所有的困难都值得汇报。你要去汇报那些,并不是所有人都能解决的关键性困难。

提出自己的困难之后,还要提出自己的应对方案或者是计划。

如果我们实在想不到,那么也可以提出我们的初步想法。即针对我们遇到的这个困难,我的想法是这样子的,可以从这点角度处理。

然后,就听领导的指点就好了。只要我们能做到,对每个困难或问题,都能提出应对方案或想法,领导也会对我们刮目相看,认为我们即使遇到问题或困难,也会认真思考和应对。

4、写在最后

工作汇报,是每一个人都应该掌握的职场技巧,好的汇报,不仅可以加深领导对你的印象,还可以帮助自己的工作更上一层楼。

最后总结一下,汇报工作要掌握时间长度适合、逻辑简洁有效原则。汇报的内容要:要结果、讲进度、提问题、有计划。

希望每个职场人都能通过年终工作汇报,为自己的2019年画上一个圆满的句号。


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